Wie die baden-württembergische Justiz 
Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet

(Informationen nach Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung)

Die baden-württembergische Justiz verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in gesetzlich geregelten Verfahren. Personenbezogene Daten sind beispielsweise Angaben zu Ihrer Person, aber auch zu Sachverhalten, die mit Ihrer Person in Verbindung stehen. Bei der Erhebung, Speicherung, Übermittlung und sonstigen Verarbeitungen genügen wir höchsten Anforderungen an die Sicherheit Ihrer Daten. Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sie darüber informieren,

• an wen Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden können,
• auf welcher Grundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten,
• wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und
• welche Rechte Sie nach dem Datenschutzrecht gegenüber der Justiz haben.

Die Hinweise betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Justiz außer in Strafsachen, für die besondere Regelungen gelten. Soweit Sie sich zum Schutz personenbezogener Daten bei der Verarbeitung durch die ordentlichen Gerichte in Strafsachen informieren möchten, finden Sie diese Informationen hier.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung bei den baden-württembergischen Gerichten verantwortlich und an wen kann ich mich wenden

a) Verantwortliche Stelle

Ihre personenbezogenen Daten werden durch das

Oberlandesgericht Karlsruhe ▪ Hoffstraße 10 ▪ 76133 Karlsruhe
sowie die Außenstelle Freiburg ▪ Salzstraße 28 ▪ 79098 Freiburg i. Br.

verarbeitet.

b) Ihr Ansprechpartner bei Fragen zum Datenschutzrecht: die oder der behördliche Datenschutzbeauftragte

Es gibt eine für den Datenschutz zuständige Person, an die Sie sich bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden können:

Behördliche(r) Datenschutzbeauftragte(r) des Oberlandesgerichts Karlsruhe
Hoffstraße 10
76133 Karlsruhe
datenschutz@olgkarlsruhe.justiz.bwl.de

Diese Person ist ausschließlich für datenschutzrechtliche Fragestellungen in Verwaltungsangelegenheiten zuständig. Sie kann Ihnen keinerlei Auskunft zum Gerichtsverfahren geben und keine Rechtsberatung erteilen.

2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen?

Die Justiz hat umfassende Zuständigkeiten. Unsere Verfahren betreffen nahezu alle erdenklichen Lebenslagen. Ihre personenbezogenen Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Wahrnehmung der Aufgaben der Justiz erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Rechtsgrundlage der mit der Erfüllung der Aufgaben und Befugnisse der Organe der Rechtspflege verbundenen Datenverarbeitungsvorgänge sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben c und e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und die einschlägigen Vorschriften der jeweiligen Verfahrensordnungen, etwa der Zivilprozessordnung, dem Sozial- und Arbeitsgerichtsgesetz, der Verwaltungs-, der Finanzgerichts- oder der Grundbuchordnung (GBO). Besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie zum Beispiel Gesundheitsdaten) werden von uns auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe f DS-GVO und der jeweiligen speziellen Rechtsgrundlagen verarbeitet, soweit dies im Rahmen unserer justiziellen Tätigkeit erforderlich ist. Im Übrigen gelten für die baden-württembergische Justiz ergänzend das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und bei Verwaltungsaufgaben das Landesdatenschutzgesetz.

Nach Abschluss des Verfahrens können die Daten zur Erfüllung anderer gesetzlicher Pflichten verarbeitet werden, etwa um gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Es gelten dann die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung sowie des Landesdatenschutzgesetzes.

Auch zu anderen als den genannten Zwecken werden Ihre personenbezogenen Daten nur weiterverarbeitet, wenn es eine gesetzliche Grundlage für die jeweilige Datenverarbeitung gibt, beispielsweise zur Wahrnehmung der Aufgabe einer anderen Behörde, oder wenn Sie in eine solche Weiterverarbeitung vorher ausdrücklich eingewilligt haben.

3. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?

Die Justiz kann Ihre personenbezogenen Daten nicht nur bei Ihnen als betroffener Person erheben, sondern auch bei anderen Stellen und Personen, zum Beispiel bei Verfahrensbeteiligten oder bei Zeugen, Sachverständigen oder durch Anforderung von Auskünften oder Akten bei anderen Behörden und Gerichten. Die Rechtsgrundlagen hierfür ergeben sich insbesondere aus der maßgeblichen Ver-fahrensordnung.

4. Wem gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt?

Die Justiz legt Ihre personenbezogenen Daten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritten gegenüber nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften offen oder wenn eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits vorliegt.

a) Innerhalb der Justiz erhalten nur diejenigen Personen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die mit der Durchführung des Verfahrens oder nach dessen Abschluss mit der Führung und Aufbewahrung der Verfahrensakten betraut sind, in dem Ihre Daten verfahrensrelevant sind. Dies sind zum Beispiel die Richterinnen und Richter, die in dem jeweiligen Verfahren eine Entscheidung zu treffen haben, sowie die Geschäftsstellen und Schreibkräfte.

Für die Erledigung unserer Aufgaben benutzen wir IT-gestützte Fachverfahren (Software), in die Ihre Daten eingegeben werden. Dabei arbeiten wir auf gesetzlicher Grundlage auch mit anderen Stellen der Landesverwaltung oder sonstigen ausgewählten Dienstleistern zusammen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diesen werden Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, offengelegt.

Anderen Gerichten werden personenbezogene Daten nur übermittelt, soweit es für unsere oder deren gesetzliche Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

b) An Stellen außerhalb der Justiz übermitteln wir personenbezogene Daten im Einzelfall, soweit es für unsere oder deren Aufgabenerfüllung erforderlich ist:

• • Beteiligten des Verfahrens, in dem Ihre personenbezogenen Daten erhoben worden sind, soweit es für die Durchführung des Verfahrens erforderlich ist;
  • nach der jeweiligen Verfahrensordnung in einem Verfahren hinzuzuziehende Personen, zum Beispiel Sachverständige oder Dolmetscher. Zeugen gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt, soweit es für die Durchführung des Verfahrens erforderlich ist;
  • Behörden zu unserer und zu deren gesetzlicher Aufgabenerfüllung; so werden zum Einzug von Gerichtskosten in Verfahren, in denen Kosten anfallen, Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihr Geburtsdatum, das Geschäftszeichen des jeweiligen Verfahrens an die Landesoberkasse übermittelt; weitere Empfänger können beispielsweise Strafverfolgungs-, Ausländer- oder Sicherheitsbehörden sein;
  • anderen Personen oder Stellen in Verfahren, welche die bei der Justiz geführten Register betreffen, wie beispielsweise das Handelsregister und das Grundbuch, nach den dafür geltenden Vorschriften, oder anderen Personen, die nach der jeweiligen Verfahrensordnung akteneinsichts- oder auskunftsberechtigt sind.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Personenbezogene Daten, die im Rahmen eines Verfahrens erhoben wurden, werden in die Verfahrensakten aufgenommen. Die Speicherfristen für die Verfahrensakten bestimmen sich nach den besonderen Regelungen über die Aufbewahrung der Justizakten. Die Aufbewahrungsfristen sind entsprechend der Erfordernisse in den verschiedenen Verfahrensarten unterschiedlich lang.

6. Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Grundsätzlich müssen Sie nur die Daten bereitstellen, die für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir nach anderen Gesetzen verpflichtet sind.

Besteht nach der maßgeblichen Rechtsgrundlage eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten, richten sich die Rechtsfolgen einer Verletzung dieser Pflicht nach deren Regelungen.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung nur im Mahnverfahren nach §§ 688 ff. der Zivilprozessordnung (ZPO)

Im gerichtlichen Mahnverfahren werden die nach den §§ 688 ff. ZPO maßgeblichen Daten ausnahmsweise automatisiert verarbeitet. Dabei werden die nach der Zivilprozessordnung geforderten und vom Antragsteller gelieferten Antragsdaten automatisiert geprüft. Es wird lediglich geprüft, ob die Parteibezeichnungen stimmig und die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen, der bezeichnete An-spruch einschließlich eventueller Nebenforderungen konkret genug nach gültigem Rechtsgrund, Fälligkeit und bestimmten Betrag in Euro bestimmt ist und ob das angerufene Gericht sowie das im Mahnbescheid zu bezeichnende Gericht für den Fall der Abgabe nach Widerspruch oder Einspruch zuständig und korrekt bezeichnet sind. Ebenso werden die Daten eventueller Folgeanträge (Antrag auf Neuzustellung, Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids) nur auf Konsistenz und auf Zulässigkeit hin geprüft. Sind die Antragsdaten fehlerfrei, so werden die beantragten Bescheide erlassen und zur Zustellung an den Antragsgegner ausgefertigt. Bei Fehlern erzeugt das System ein maschinelles Beanstandungsschreiben an den Antragsteller. Bei gravierenden Fehlern steuert das Programm das betroffene Verfahren aus der maschinellen Bearbeitung zur individuellen Prüfung aus.

Im Übrigen werden keine Instrumente zur automatisierten Entscheidungsfindung eingesetzt.

8. Ihre Rechte als betroffene Person gegenüber der baden-württembergischen Justiz

Um Ihre personenbezogenen Daten wirksam zu schützen, gewährt Ihnen das Datenschutzrecht eine Reihe von Rechten, die Sie gegenüber der baden-württembergischen Justiz geltend machen können:

a) Recht auf Auskunft, Artikel 15 DS-GVO

Gemäß Artikel 15 Absatz 1 DS-GVO haben Sie das Recht auf Auskunft darüber, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten; ist dies der Fall, ha-ben Sie Anspruch auf weitere Informationen. Das Auskunftsrecht wird durch das Recht Dritter am Schutz ihrer personenbezogenen Daten beschränkt (Artikel 15 Absatz 4 DS-GVO).

b) Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 16, 17 und 18 DS-GVO

Sie haben nach Artikel 16 DS-GVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten steht Ihnen nach Maßgabe des Artikels 17 DS-GVO zu, insbesondere dann, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht oder nicht mehr zulässig ist. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Aufbewahrungsfristen für die betreffenden Verfahrensakten abgelaufen sind, wobei wir dann die Akten von Amts wegen unaufgefordert vernichten.

Unter den Voraussetzungen von Artikel 18 DS-GVO besteht ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Die genannten Rechte stehen in einem Verfahren unter dem Vorbehalt der jeweils geltenden Rechtsgrundlage, insbesondere der Verfahrensordnung, die zur Sicherung einer sachgerechten Verfahrensdurchführung und im Interesse der Verfahrensbeteiligten besondere Regelungen und Einschränkungen vorsehen können. Solche Vorschriften finden sich beispielsweise in der Grundbuchordnung (§ 12 d GBO) und der Zivilprozessordnung (§§ 802 k und 882 i ZPO). Weitere Einschränkungen können sich aus den §§ 34 und 35 BDSG ergeben.

9. Ihr Recht auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DS-GVO

Sie haben gemäß Artikel 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir dürfen in einem solchen Fall die Verarbeitung Ihrer Daten nur fortsetzen, wenn ein zwingender Grund vorliegt. Ein zwingender Grund kann sich insbesondere aus Gesetzen ergeben, die der Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen oder uns zur fortgesetzten Verarbeitung zwingen, beispielsweise gesetzliche Aktenaufbewahrungsfristen oder anderen gesetzlichen Regelungen wie beispielsweise § 12 d Absatz 3 GBO oder § 36 BDSG.

10. Ihr Recht auf Beschwerde bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz, Artikel 77 DS-GVO

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Mit Ihrem Anliegen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Es steht Ihnen aber auch frei, sich mit einer Beschwerde an den

Landesbeauftragten für den Datenschutz
Königstraße 10a
70173 Stuttgart

zu wenden. Er führt die datenschutzrechtliche Aufsicht auch über die Gerichte. Bitte beachten Sie, dass der Landesbeauftragte für den Datenschutz ausschließlich die datenschutzrechtliche Aufsicht über die Gerichte innehat und eine Aufsicht auch nur ausübt, soweit die Gerichte nicht rechtsprechend tätig werden.